Allgemein

Grundlagen der Mitarbeiterbeteiligung

Kaum ein Thema wird in Deutschland so oft technisch falsch angegangen, wie die Mitarbeiterbeteiligung. Der Hauptgrund hierfür sind sicherlich erst einmal die komplexen steuerlichen Aspekte, die bei erstmaliger Betrachtung verwirrend und „gefährlich“ wirken, aber bei Beachtung von ein paar Grundprinzipien (und der Zusammenarbeit mit einem qualifizierten Steuerberater) doch durchaus beherrschbar sind. Trotzdem gilt hier zu sagen, dass in der Praxis mindestens 5 von 10 gut gemeinte Mitarbeiterbeteiligungsmodelle technisch so schlecht umgesetzt wurden, dass mindestens ein latentes Steuerrisiko und zwar in der Regel sowohl für die Firma als auch den bedachten Mitarbeiter droht. Hierzu weiter unten in diesem Artikel mehr.

Zu gleich sind gerade in Deutschland die formellen Erfordernisse für eine echte „Beteiligung“, also den Beitritt als Gesellschafter durch die Notarpflicht (zumindest für GmbHs und UGs) vergleichsweise hoch. Last but not least gibt es in deutschen GmbHs auch im Gegensatz zu England oder den USA keine einfachen Möglichkeiten stimmrechtslose Anteile zu definieren und auch bei der Einziehung von Anteilen ist einiges zu beachten. Die technischen Rahmenbedingungen sind also vergleichsweise „feindlich“, wenn auch die grundsätzliche Idee, dass wichtige Mitarbeiter und nicht nur die Gründer an der Firma beteiligt sein sollten mehr und mehr auch aus den USA zu uns kommt.

Die typischen Konstruktionsziele jeder Mitarbeiterbeteiligung lassen sich wie folgt unterteilen:

A. Emotionales: also erhöhte Identifikation mit dem Unternehmen durch den Status des „Teilhabers“
B. Wirtschaftliches: Partizipation bei Ausschüttung von Gewinnen und beim Exit
C. Einfluss: Mitspracherecht als Gesellschafter bei wesentlichen Entscheidungen

Je nach Unternehmen mag die Gewichtung variieren, doch sind in der Praxis vor allem B und A (in dieser Reihenfolge) relevant. Oftmals wird sogar aus „logistischen“ Gründen jede Form von C bewusst vermieden.

Wie gestaltet man nun also eine wirtschaftliche Partizipation für einen Mitarbeiter? Hier haben sich – auf Grund der engen steuerlichen Manchetten – vor allem folgende Formen als „state of the art“ herauskristallisiert:

SCHULDRECHTLICHE PARTIZIPATION AN AUSSCHÜTTUNGEN UND EXIT ALS „VIRTUELLER GESELLSCHAFTER“

Grundstruktur von verschiedenen typischen Modellen, die unter Begriffen wie „SAR: Stock Appreciation Rights“ oder „VSOP: Virtual Stock Options“ oder auch als „Phantom Shares“ bekannt sind, ist vereinfacht gesagt, dass die Gesellschaft oder die Gesellschafter dem Mitarbeiter ein vertragliches (schuldrechtliches) Versprechen geben, dass, sollte es zu einem Exit kommen oder die Firma einen Gewinn an Gesellschafter ausschüttet, er so gestellt wird, als ob er ein Gesellschafter an der Firma wäre. Der Mitarbeiter wird also KEIN echter Gesellschafter im Sinne der Übernahme von GmbH-Anteilen, sondern die Gesellschaft bzw. die Gesellschafter „tun nur so als ob“. Das führt in der Praxis dazu, dass neben der formellen Gesellschafterliste (Cap-Table), in der Beispielsweise folgendes steht:

Anteile 1 – 9.999 (in Summe: 10.000) bei Gesellschafter A
Anteile 10.000 – 19.999 (in Summe: 10.000) bei Gesellschafter B
Anteile 20.000 – 25.000 (in Summe: 5.000) bei Gesellschafter C

nun auch ein „virtueller“ Gesellschaft wirtschaftlich partizipiert, und zwar beispielsweise mit 5.000 virtuellen Anteilen, also so, als ob, bei einem Exit der Exiterlös nicht auf den formellen Cap-Table mit 25.000 Anteilen, sondern auf einen virtuell erweiterten mit 30.000 Anteilen verteilt wird. Der Mitarbeiter hätte also im einfachsten Fall einen Anteil von 5.000 / 30.000 = 1/6 am Exit-Erlös, obwohl er nicht mit einem einem Euro am formellen Stammkapital der Gesellschaft beteiligt ist und alle anderen Gesellschafter verwässern um 1/6, geben also 1/6 ihrer jeweiligen Erlöse an den Mitarbeiter ab.

Gleiches würde in der Regel auch für den (bei Startups recht selten anzutreffenden) Fall einer Gewinnausschüttung gelten. Die tatsächliche Verteilung der Erlöse kann zusätzlich zu den Regelungen der Mitarbeiterbeteiligung natürlich noch durch andere Faktoren, insbesondere Liquidations-Präferenzen „verbogen“ werden.

Die schuldrechtliche Partizipation ist in aller Regel aber NICHT mit Gesellschafterrechten, insbesondere einem Stimmrecht in der Gesellschafterversammlung, verbunden. Der Mitarbeiter darf sich also auf einen wirtschaftlichen Anteile am Erfolg freuen, aber die eigentlichen Gesellschafter bleiben in allen substanziellen Entscheidungen unter sich. Dies führt oft dazu, dass der Mitarbeiter die virtuelle Beteiligung zuerst als etwas weniger Wertiges gegenüber einer „echten“ Beteiligung sieht, jedoch ist es für die Handlungsfähigkeit der Firma durchaus positiv, wenn nicht zu viele (Kleinst-)Gesellschafter involviert sind. Vor allem spätere Investoren, insbesondere Fonds, werden sehr darauf achten, dass die Anzahl der „echten“ Gesellschafter begrenzt bleibt und der tatsächlich Gestaltungsraum eines 1%-Gesellschafters ist sowieso nahe Null.

STEUERLICHES GRUNDPRINZIP

Die vollständige Erläuterung der steuerlichen Aspekte würde den Rahmen dieses Artikels und Blogs sprengen. Gerade bei einem so verminten Thema wie der Mitarbeiterbeteiligung, ist eine individuelle Rücksprache mit einem Steuerberater zwingend notwendig, denn aus einem gut gemeinten Bonus für einen Mitarbeiter, kann schnell ein substanzielles Problem für Gesellschaft und Mitarbeiter entstehen. Der Grund ist einfach erläutert:

Sobald es einen relevanten Firmenwert gibt, also z.B. eine Firma durch eine Drittbewertung, beispielsweise durch den Einstieg eines Investors bei einer Firmenbewertung von 5M EUR oder durch sich entwickelndes operatives Geschäft, können Anteile nicht mehr „einfach so“ an Mitarbeiter zu einem Nominalbetrag (1 EUR pro Anteil) oder gar „zu null“ vergeben werden. Aus Sicht der Steuer stellt dies nämlich wie vieles andere (z.B. ein privat genutzter Firmenwagen, eine Firmenwohnung etc.) einen geldwerten Vorteil dar. Die Zahlen können hier schnell erschreckend hoch werden. Bleiben wir bei unserer Beispielfirma, die durch eine Investorenrunde soeben auf 5M EUR bewertet wurde. Das Unternehmen will nun in Summe 10% an Mitarbeiter vergeben.

Die Mitarbeiter zahlen hierfür nichts oder kaum etwas, was ja dem Sinn eines Bonus entspricht, dann haben wir hier also 500.000 EUR geldwerten Vorteil der grundsätzlich erstmal genauso wie Lohn zu versteuern wäre, und zwar sowohl bei der Firma, als auch dem Mitarbeiter. Aus einem gut gemeinten Motivationsschritt wird so schnell ein 250.000 EUR großes Problem, denn es fließt ja durch die pure Einräumung der Mitarbeiterbeteiligung noch keinerlei Liquidität zum Mitarbeiter. Er ist nur auf dem Papier „reich“, kann seine Anteile in der Regel nicht einmal kurzfristig verkaufen (da bei Startups nicht ständig Käufer zu finden sind und er eventuell auch noch weiteren Verkaufsbeschränkungen aus einem Beteiligungsvertrag oder der Satzung unterliegt), muss aber die Steuer löhnen.

Ähnliches gilt für die Einräumung von Kaufoptionen auf Anteile. Können diese Kaufoptionen jederzeit ausgeübt werden, besteht die sehr konkrete Gefahr, dass bereits die Zuteilung der Optionen (ohne Ausübung) einen geldwerten Vorteil darstellt. Mit ein Grund, warum klassische Stock-Option Modelle wie sie in den USA gang und gäbe sind, in Deutschland bei weitem nicht so oft anzutreffen sind.

Das Grundprinzip für eine kurzfristig steuerunschädliche Gestaltung ist, dass der Mitarbeiter JETZT seine Option oder seinen (virtuellen) Anteil gar nicht nutzen kann, sondern nur in der logischen Sekunde vor einem Exit. DANN fallen natürlich Steuern an für das Delta zwischen seinem Kaufpreis (Strikeprice) und dem dann aktuellen Wert, aber das ist insofern verschmerzbar, als in der Sekunde danach ja auch ein Exit stattfindet, aus dem Liquidität zum Mitarbeiter fließt, welche dann wiederum zur Deckung der Steuerschuld verwendbar sein sollte.

TYPISCHE STRUKTURIERUNG

Kommen wir also zu einer typischen Strukturierung zurück. Hierzu wird auf Ebene der Gesellschafter, in der Regel in einer Gesellschaftervereinbarung festgehalten, dass die Gesellschafter sich dazu verpflichten z.B. bis zu 10% ihrer jeweiligen Exit-Erlöse (und Gewinnausschüttungsanteile) für das Mitarbeiterbeteiligungsprogramm zur Verfügung zu stellen. In der Regel wird die Gesellschaft hier die Koordination mit den Mitarbeitern übernehmen, da selten gewollt ist, dass jeder Mitarbeiter aus einem Mitarbeiterbeteiligungsprogramm eine vertragliche Beziehung mit JEDEM Gesellschafter hat. In der Gesellschaftervereinbarung werden typischerweise auch gewisse Spielregeln vereinbart, wie die Zuteilung der (virtuellen) Anteile zu erfolgen hat, also z.B., dass die Geschäftsführung bis zu 1% pro Mitarbeiter pro Jahr und in Summe 5% pro Jahr an alle Begünstigten (aber nicht an sich selber oder andere Gründer und Gesellschafter) zu teilen kann. Alles darüber hinaus, würde typischerweise dann einen (neuen) Gesellschafterbeschluss benötigen. So sind die Gesellschafter vor Schindluder geschützt, der Geschäftsführer kann aber – was in der Praxis sehr wichtig ist – eine handlungsfähige Verhandlungsrolle gegenüber dem Mitarbeiter einnehmen, da er in dem definierten Rahmen dann wirklich alleine entscheiden kann ohne immer wieder Rücksprache mit den Gesellschaftern zu halten.

Die Gesellschaft, vertreten durch ihre Geschäftsführer wird dann also mit dem jeweiligen Mitarbeiter eine (individuelle) Vereinbarung treffen, wann und wie virtuelle Anteile verdient sind. Hier gibt es zahlreiche Varianten die mehr als einen weiteren Artikel füllen können, exemplarisch sprechen wir hier jetzt von einem linearen Vesting über 4 Jahre, sprich, der Mitarbeiter kann sich z.B. bis zu 1% über 4 Jahre (Zugehörigkeit zur Firma) erarbeiten. Scheidet er nach 2 Jahren aus, hätte er in diesem einfachen Beispiel also 0,5% verdient. In der Praxis sind Regelungen noch deutlich umfangreicher, können „Probezeiten“ (Cliffs) und beispielsweise bestimmte Milestones (Entwicklungs- oder Vertriebserfolge) beinhalten.

Die genauen „AGBs“ des Mitarbeiterbeteiligungsprogrammes werden in der Regel in einem zentralen Vertrag festgelegt. Hier müssen diverse Aspekte definiert werden, z.B. was im Falle von Kapitalerhöhungen (führt zu einer Verwässerung der virtuellen Beteiligung) passiert.

FAZIT

Mitarbeiterbeteiligungen können absolut wertvolle Werkzeuge für die Mitarbeiterbindung -Motivation aber auch -Gewinnung sein. Gerade in schnellwachsenden Startups sind Führungskräfte ohne (virtuelle) Anteile am Firmenwert ab einem gewissen Senioritätslevel nicht mehr zu akquirieren.

Ebenfalls eigenen sich Mitarbeiterbeteiligungsprogramme auch ideal zur erfolgsabhängigen Vergütung von Beiräten oder anderen Unterstützern, die im arbeitsrechtlichen Sinne keine Mitarbeiter sind, aber einen relevanten Beitrag zum Firmenerfolg leisten sollen. So kann zugleich die Liquidität der Firma geschont werden, da potentiell teure Beratersätze so gegen ein Stück „Upside“ im Erfolgsfall eingetauscht werden. Und einmal eingerichtet, sind die virtuellen Anteile des Mitarbeiterbeteiligungsprogramms durch eine einfache ein- bis zweiseitige Vereinbarung zuteilbar, für die im Gegensatz zur Einräumung einer echten Beteiligung kein Notar und auch kein Gesellschafterbeschluss, Satzungsänderung etc. benötigt wird.

Ein ordentlich strukturiertes Programm zieht sich dabei aus genannten Gründen durch das komplette Vertragsgerüst der Firma, insofern ist die Abstimmung mit dem betreuenden Anwalt und einem Steuerberater in der Praxis unablässig. Die Einrichtung eines gut strukturierten Programms bereits zu einem frühen Zeitpunkt im Firmen-Lebenszyklus ist anzuraten, da so gewisse Leistungen zu einem Zeitpunkt knapper Kassen auch mit Anteilen und nicht nur mit rarem Cash erfolgen können und viele Investoren darauf achten werden, ob nur 1-2 Gründer, oder alle wichtigen Know-How und Leistungsträger der Firma (zumindest virtuell) beteiligt sind. So ist es in den USA beinah kaum denkbar, dass ein Startup ohne 10-25% verfügbaren Anteilen für (zukünftige) Mitarbeiter finanziert wird.

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s